Com um constante aumento da utilização dos meios digitais como plataforma essencial para a gestão e armazenamento da informação e a consequente automatização dos serviços da sua empresa, houve uma necessidade de implementar novas medidas na forma com lidamos e protegemos a informação sensível de todos os Clientes e Parceiros particulares. Essa alteração no Regulamento Geral de Proteção de Dados teve efeito prático no passado dia 25 de maio de 2018.
É com esta informação que pretendemos ilucidá-lo melhor acerca do que é válido ou não para que esteja em conformidade com a lei europeia.
Então.. O que mudou?
Os consentimentos dados pelos trabalhadores antes da data anteriormente referida são nulos;
Currículos – A entidade deverá proceder à destruição segura dos mesmos que tenha em seu poder;
Quanto aos que for recebendo, terá de definir previamente um prazo de conservação dos mesmos, e após a validade deverá destruí-los também (para o efeito, sugere-se a utilização de uma aplicação informática que elimine de forma automática os documentos);
Terão de ser fechados os ficheiros existentes em suporte físico (com recurso a portas e fechaduras) que contenham dados pessoais;
Só o responsável pelos dados pessoais pode ter acesso aos mesmos, mesmo quando o processo não está no ativo, o acesso deverá estar interdito a terceiros não autorizados;
Os documentos chamados de rascunhos não poderão ser utilizados de algum modo quando contenham informações pessoais;
Caso haja um ataque indevido à documentação deverá ser participado à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) em 72 horas após o conhecimento da situação;
É conveniente participar sempre à CNPD, pois estarão previstas coimas para a falta de comunicação nos devidos prazos;
Atenção que o acesso a tudo o que se encontra visível no seu escritório estará ao alcance dos colaboradores de limpeza e dos responsáveis pela segurança;
Em caso de penhora de salários aos trabalhadores, não deve ser enviado o recibo de vencimento ao Agente de Execução;
O pedido de dados pessoais numa relação contratual (contrato de trabalho) ou pré-contratual não há violação do RGPD. Não poderá usar esses mesmos dados para outras finalidades;
Os contratos de trabalho atuais terão de ter um aditamento a contemplar as alterações impostas a partir de 25 de maio de 2018;
Os contratos de trabalho a celebrar, terão de possuir novas cláusulas.
